关于开展档案信息编辑工作的意见
　　为了适应社会利用档案信息的需求，充分发挥档案馆在 服务经济建设和社会发展中的作用, 便于全市各级各类档案馆开展档案信息编辑工作，提出以下意见。
　　一、 开展档案信息编辑工作的意义
　　各级、各类档案馆要从全面履行档案馆的基本职责出发，提高对开展档案信息编辑工作重要性的认识，档案信息编辑工作是档案馆实现档案服务社会化、网络化，最大限度地满足社会对档案信息资源的利用需求的重要基础和前提，也是档案馆实现可持续发展的条件。要切实把档案信息编辑工作作为一项重要工作，列入工作计划，并制定出规划和实施方案。明确有关部门、人员的职责任务，解决好人、财、物等资源配置问题,为开展档案信息编辑工作创造良好的工作条件。
　　二、 档案信息编辑工作的主要内容
　　档案信息编辑是借助计算机的信息处理功能，利用计算机对档案内容进行记录、存储、整理、检索、报道、交流、传递的人机智能编辑系统，是档案信息编辑人员根据用户需求对所管理的档案信息内容实施整序后，提取档案信息标识的过程。
　　档案信息编辑工作要应在对用户情况进行分析的基础上，科学合理地确定档案信息编辑工作方案、信息编辑的选材范围、内容和成果表现形式。要立足馆（室）藏，根据用户的不同利用需求和特点，对相关档案信息进行搜索、分类、筛选、编辑加工，使分布馆（室）藏不同全宗、案卷的信息可通过网络或一系列目录（索引）、简介等组织成反映不同内容的信息集合，随时可供用户使用。
　　档案馆要通过编制（辑）专题目录、专题概述、重要档案内容摘要、网页项目设置等为主要内容的档案信息编辑专题管理系统，构成档案用户与档案信息之间的联系，协调档案信息资源合理流动。要充分利用档案目录中心和经过逻辑整序、分类、建立关键词等环节建立的案卷级目录、文件目录等档案信息管理系统，为档案信息的充足利用提供基本线索和条件。
　　档案馆还应根据用户需求，为用户提供档案资料、汇编性资料和二次加工产品、以及跨全宗、跨馆室的目录、摘要、综述等。满足个人用户群体的需求，档案馆不仅要健全反映公民个人出生、学历、婚姻、就业、财产等状况与公民权益有关的档案和有关政策文件检索体系，还要通过举办经常性的展览、编写一些简介性、趣味性较强的资料。
　　三、档案信息用户需求规律和提供方式
　　档案馆要坚持用户需求是基本依据和出发点的原则，通过印发用户需求调查表、档案利用反馈表或定期召开用户座谈会等直接调查和对接待利用情况定期进行分析的方法，广泛了解利用需求，把握用户利用档案信息的一般规律，掌握用户范围、重点、以及内容用户所需档案信息的形式、索取档案信息的基本途径、方式等。档案信息用户即服务对象，不仅包括单位、团体用户，也包括个人用户；包括进行公务活动的用户，也包括解决个人事务的用户。应当明确党政机关、团体既是馆藏档案的主要来源，也是档案信息的基本用户，服务重点。
　　档案信息编辑产品的公布坚持按重点急需优先的原则，要有计划、有步骤，以专题目录为主，逐步向公布文件摘要方面延伸。档案信息编辑产品价值的实现方式应通过计算机网络来完成，让用户可通过网上浏览站点的主页，查阅有关栏目，发现和了解所需档案信息的线索或内容。档案馆根据不同用户的查询需要，运用计算机提取的不同深度的档案信息编辑产品（专题信息），同档案目录中心的案卷级或文件级目录实施链接后，在特定的操作平台上，对其进行再次的信息整序、编排，并通过网络为用户提供远程服务。要充分利用现代化手段，提高图象、声音以及其他语种在档案信息编辑产品中所占的比例，建立档案信息编辑产品多媒体数据库。
　　四、档案信息编辑工作遵循的原则和要求
　　档案信息编辑工作要坚持正确的政治方向，在为经济建设和社会发展服务的同时，要严格遵守《档案法》、《保密法》，杜绝危害党和国家利益的信息上网；在档案信息编辑过程中要保持档案信息的真实与完整；档案信息编辑工作以提供素材为主，由用户方完成素材向成品的转变；档案信息编辑要有的放矢，没有使用价值的编辑信息要及时淘汰，避免资源浪费。
　　档案信息编辑必须与用户需求、中心工作、区域特色、馆藏档案内容相结合。选好题目，找准服务工作的切入点。同时充分利用有关部门以及相关社会力量，走共建、共享之路。
　　各级、各类档案馆要及时总结经验，互通信息，加强工作协作与交流，要建立档案信息编辑的评价机制，通过用户反馈记录、点击率、链接内容汇集等方法，随时掌握用户需求趋向，及时调整档案信息编辑的专题，最大限度地发挥档案馆档案信息服务中心的作用。